Eisenhower è stato il 34esimo presidente degli Stati Uniti. È stato lui a dar via ai progetti che hanno creato l’attuale sistema di autostrade, le tecnologie che crearono internet e anche la NASA. Prima di diventare presidente, Eisenhower è stato generale dell’esercito degli Stati Uniti d’America. In questo articolo vedremo in cosa consiste, come utilizzarla e perché è importante comprendere la differenza tra urgenza e importanza.
Per poter scegliere come gestire le attività bisogna ragionare su due dimensioni: urgenza e importanza. Le attività urgenti sono quelle che richiedono attenzione o azione immediata. Sono attività con una scadenza temporale vicina - se il telefono squilla o rispondi subito oppure chi chiama mette giù. Queste due dimensioni non sono correlate. Solitamente siamo abituati a pensare che ‘urgenza = importanza’ ma non è così. Spesso molte attività urgenti sono poco importanti, come ad esempio rispondere a mail, messaggi o telefonate. Non è detto che si tratti di questioni importanti per il tuo lavoro. Le attività importanti sono quelle in grado di dare i veri risultati. Difficilmente si tratta di controllare le mail cinque volte al giorno. Solitamente sono la gestione di progetti, il lavoro al pc, la formazione, ecc. Molte attività importanti inoltre non hanno carattere di urgenza. Quando non percepiamo l’urgenza di qualcosa, è facile rimandare. Un grande nemico della produttività è la tendenza umana a occuparci di ciò che è urgente piuttosto che di ciò che è importante. È anche più difficile dedicarsi a un lavoro noioso di cui raccoglieremo i frutti tra due anni, rispetto a sistemare piccole cose fastidiose che vanno fatte perché hanno una ‘data di scadenza’ più ravvicinata.
Questo è il quadrante è delle attività importanti ma non urgenti. Queste rappresentano le attività che permettono di raggiungere i propri obiettivi: pianificare e gestire progetti, lavorare al pc, fare formazione e coltivare relazioni di lavoro. Purtroppo queste attività non sono urgenti e quindi non ci fanno reagire. Non ti attivano facendoti scattare come lo squillo del telefono. Per questo motivo possono passare in secondo piano mentre gli altri quadranti si fanno più grandi e affollati.
Questo è il quadrante è delle attività non importanti e non urgenti. Il tempo dedicato per attività di questo quadrante è semplicemente tempo sprecato. Qui rientrano alcune telefonate e alcuni incontri ma anche situazioni banali e passatempi che possono diventare una scusa per procrastinare. Le persone che vivono nel terzo e quarto quadrante sono estremamente inefficaci sul lavoro e poco responsabili.
La maggior parte della attività importanti e urgenti ha un ciclo di vita. Nasce nel secondo quadrante e, piano piano, si sposta nel primo. Ovviamente più sono urgenti più sono visibili e più è facile dargli attenzione e dedicarli del tempo. Uno dei modi più efficaci per ridurre il terzo e quarto quadrante è di imparare a dire di no e a delegare. Molte persone dedicano il loro tempo a svolgere attività che per loro non sono importanti solo perché gli viene chiesto da altri o perché non si fidano di lasciar fare a terzi.
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